Pilot sociaal intranet

by Rob Speekenbrink

Huidige situatie
Interne communicatie van de TU Delft bestaat uit een stelsel van (online) middelen:

medewerkers.tudelft.nl: een openbaar deel van www.tudelft.nl gericht op de medewerkers van de TU Delft
studenten.tudelft.nl: een openbaar deel van www.tudelft.nl gericht op de studenten van de TU Delft
blackboard.tudelft.nl: de electronische leeromgeving van TU Delft met studiegerelateerde informatie voor studenten en docenten
Wiki.tudelft.nl: een wiki met daarin een aantal processen, procedures en beschrijvingen
Diverse (al dan niet afgesloten) intranetten van verschillende organisatorische eenheden
Schermen op locaties van de TU Delft
Diverse nieuwsbrieven
Mail- en telefooncontact
Diverse bijeenkomsten met verschillende onderwerpen
Posters en folders
Uitnodigingen en speciale (papier)mailingen
etc etc

Een deel van de middelen die worden ingezet voor de externe communicatie worden ook door medewerkers en studenten gevolgd. Zo worden bijvoorbeeld onze inspanningen op Youtube, Twitter, Facebook, Ning, weblogs, Flickr, LinkedIn, iTunes U etc mede door de eigen medewerkers en studenten gevolgd.

De wereld is veranderd - van zenden naar luisteren en participeren
Interne communicatie in een organisatie is sterk aan het veranderen, mede onder invloed van de sociale media. Waar een intranet vaak eenrichtingsverkeer is van bijvoorbeeld een communicatie-afdeling naar alle medewerkers ligt de behoefte van die medewerkers vaak meer in de richting van het vinden van medewerkers met een bepaalde expertise. Door het grote aantal medewerkers is het vrijwel onmogelijk elke medewerker en elke individuele expertise te kennen.

Uiteraard zullen er altijd procedures, vastgelegde processen en formulieren zijn waarvan gebruik gemaakt moet worden maar de kennis en expertise van collega medewerkers was en is belangrijk in een intranet.

Iedere medewerker is expert
Veel van de expertise van een medewerker is al aanwezig op internet zoals op weblogs, LinkedIn of Twitter. Een ander deel van de expertise van een medewerkers zit al in bestaande backend-systemen zoals Peoplesoft maar bijvoorbeeld ook METIS. Door gebruik te maken van een social collaboration tool kunnen (een aantal) koppelingen aangebracht worden tussen bestaande sociale netwerken. De tool kan daarbij de expertise van de medewerker centraal stellen. Een dergelijke koppeling moet overigens vrijwillig in te stellen zijn door iedereen die wil participeren.

De buitenwereld naar binnen halen
Over de TU Delft wordt door onszelf maar zeker ook door anderen al veel gesproken. In mijn blog Webcare bij de TU Delft beschrijf ik hoe we de online buzz - online reputatiemanagement - merk-aanwezigheid monitoren en de dialoog aangaan. De gesprekken die over de TU Delft, en alles wat ons aangaat, worden gevoerd hebben invloed op de manier waarop we ons werk doen.

Een verandering in maatschappelijk belang van bijvoorbeeld een vraagstuk over duurzaamheid heeft direct betrekking op wat we hier doen. Het gesprek aangaan heeft niet alleen impact over hoe de maatschappij ons ziet maar ook op hoe we onszelf zien. Door die gesprekken op een sociaal intranet ook daadwerkelijk te voeren wordt webcare van een PR-instrument onderdeel van de organisatie.

Dat kan dan vervolgens weer invloed hebben op hoe we de TU Delft zelf beleven en hoe we over onszelf praten, zowel offline als online, zodat het circeltje rond is. Op het moment dat we enthousiast zijn over ons werk en de TU Delft zijn we er ambassadeurs van: Superpromoters.

Het nieuwe werken - Bottom up
'Dankzij intranet 2.0 zal iedere werknemer van de TU Delft rijkelijk zijn kennis en ideeen delen' is iets te enthousiast uitgedrukt. Wel denk ik dat een vrije benadering van samenwerken de bestaande grenzen tussen de faculteiten en directies van ondersteunende diensten kan helpen onzichtbaar te maken. De democratische manier van het nieuwe werken kan zorgen voor veel enthousiastme (en dus meer plezier en ook effectiviteit) bij medewerkers. In mijn blog TU Delft en 'het nieuwe werken' ga ik verder in op de voor- en nadelen van het nieuwe werken.

Persoonlijke pagina's - profielpagina's
Op dit moment loopt een project om van elke medeweker een profielpagina te maken. De gegevens die op deze pagina's worden getoond is informatie uit die achterliggende systemen die we al gebruiken voor de administratie (uiteraard wel alleen die gegevens die openbaar zijn). Dat is een stap maar de vraag is of dat voldoende is. We willen als medewerkers namelijk naar elkaar luisteren, met elkaar praten en elkaar helpen.

Pilot socialcast
Voor de koppeling tussen bestaande social networks zijn diverse oplossingen beschikbaar. Na een korte zoektocht hebben we besloten om met een kleine groep mensen een pilot te doen met het pakket Socialcast. We hebben gekozen voor deze oplossing om een aantal zeer pragmatische redenen:

Het eerste gebruik is gratis voor een onbeperkt aantal deelnemers
Socialcast biedt de mogelijkheid voor een achter-onze-firewall-in-het-eigen-netwerk oplossing
Er kunnen veel externe bronnen worden gebruikt
Van bijvoorbeeld je Twitter account kunnen de tweets met #tudelft erin worden doorgezet en de anderen niet
Er kunnen afgesloten groepen worden aangemaakt
Het is gebaseerd op volgen of niet-volgen zodat je als gebruiker veel invloed hebt op eventuele information overload
Er zijn allerlei add-ons zoals een iPhone app, een MS-Outlook plugin en een desktop app
Je hoeft niet elk moment van de dag naar een website en daar inloggen. Je krijgt dagelijks een update-mail, of als je dat wil, bij elk nieuw ingevoerd bericht.
Iedereen met een TU Delft emailadres kan meedoen aan de pilot (vul je emailadres in bij 'sign up & get started for free')

Socialcast heeft uiteraard ook nadelen. Zo is het niet mogelijk om koppelingen te maken met back-office systemen, doet het niets met workflow etc etc.

Evaluatie
Mocht het systeem genoeg meerwaarde bieden aan de medewerkers die meedoen in de pilot is dat direct af te lezen aan de hoeveelheid gebruikers en de intensiviteit van het gebruik. Doordat het voor iedereen mogelijk is collega's uit te nodigen (en dat doe je alleen als je enthousiast bent) kan het aantal gebruikers snel toe gaan nemen. Als dat zo is is het een succes. Als de gebruikers het ook na een aantal weken gebruiken nog steeds zien als een extra inspanning heeft het niet genoeg meerwaarde. Natuurlijk moet de pilot wel goed gemonitord worden door mij als pilot-beheerder en zal ik hier en daar moeten bijsturen.

Mocht een systeem als socialcast een oplossing zijn voor de wensen naar aanleiding van interne communicatie kunnen we op zoek gaan naar de juiste aanpak en eventueel het juiste pakket, integratie en een eventuele uitrol. Uiteraard zullen de uitkomsten van de pilot worden ingebracht in het lopende project om de medewerkersportal te veranderen in een intranet.

Bronnen: