Ik heb meegewerkt aan een onderzoek van Anouk Verhoeff van de Radboud Universiteit Nijmegen in het kader van een social media code voor medewerkers in een organisatie. In deze blog de vragen en mijn antwoorden.

Wat is uw functie?
Ik ben adviseur Online Media. Dat houdt in dat ik me bezighoud met het onderzoeken van de toepasbaarheid van online toepassingen (zoals social media maar het is meer dan dat) voor de marketing & communicatie van de TU Delft

Sinds wanneer bent u werkzaam bij TU Delft?
Sinds april 2006

Met welke achtergrond (opleiding, vorige functie) bent u bij TU Delft in deze functie  terechtgekomen?
Ik heb Industrieel Product Ontwerpen gestudeerd aan de Haagse Hogeschool. Direct daarna ben ik aan de slag gegaan als ontwerper voor internettoepassingen. Ik heb bij verschillende ontwerpbureaus gewerkt en langzamerhand via projectleiding en teamleiding in deze functie terecht gekomen.

Wat is de rol van social media in uw dagelijkse werkzaamheden?
Vrijwel alles wat ik doe heeft een raakvlak met social media. Ik ben van mening dat ik middenin de social media moet zitten als deelnemer om er ook een goede uitspraak over te kunnen doen.
Ik ben er dus de hele dag mee bezig (waarbij thuis en de werkplek bij de TU Delft door elkaar heen loopt)

Welke invloed denkt u dat social media spelen bij de beeldvorming van mensen over een organisatie?
Een redelijk directe rol als het gaat om het communiceren met mensen die (ook) op social media aanwezig zijn. De secundaire invloed is groter dan de primaire. Daarmee bedoel ik dat je primair mensen bereikt en dat de netwerken van die eerste kring van mensen via die eerste kring beinvloed wordt. Het moment, plaats en manier heb je geen invloed en ook geen zicht meer op. Dat de invloed belangrijk is, daar ben ik wel van overtuigd.

Denkt u dat social media invloed hebben op de reputatie van een organisatie?
Zeker, het denken over het merk werkt op ongeveer dezelfde manier als ik bij 5 heb geantwoord.

Kunt u dit toelichten?
Volgens mij kun je dan het beste mijn blogpost over de verhouding social media, HR en merk lezen.

Social media code

Hoe denkt u over een social media code voor medewerkers?
Daar ben ik een fanatieke tegenstander van. Ik ben een aanhanger van de gedachte dat elk persoonlijk merk kan bijdrage aan een bedrijfsmerk maar als men ervoor kiest om negatief te praten over het merk dat dat dan schadelijk zou kunnen zijn voor het merk van het bedrijf maar dat het waarschijnlijker is dat het schadelijk is voor het persoonlijke merk.
Ik ben wel een voorstander van het “opvoeden” van mensen: ze laten zien wat een mogelijke impact kan zijn, wat ze kunnen doen en dat er zoiets bestaat als een nettiquette (waar ik wel een voorstander van ben). Het belangrijkste is dat iedereen zich online zou moeten gedragen zoals ze dat in het echte leven ook zouden moeten doen.

Kent u voorbeelden van andere organisaties die richtlijnen voor het gebruik van sociale media hebben opgesteld?
Ja, die van de Amerikaanse luchtmacht is een mooi voorbeeld maar er zijn er ondertussen vele

Wat zijn volgens u de voordelen van een social media code?
Die zijn er volgens mij niet.

Wat zijn de nadelen?

• Medewerkers voelen zich betutteld.
• mensen nemen je niet serieus
• Je kunt het toch niet in de hand houden dus kun je beter met elkaar in gesprek over hoe je met elkaar wil omgaan
• Het neigt heel erg naar zend-gedrag van een merk en ook dat een merk een bepaalde (sociale) afstand zou moeten hebben tot de mensen zelf.

In diverse artikelen wordt verwezen naar twee hoofdredenen waarvoor er een richtlijn zou moeten komen voor het gebruik van sociale media. Organisaties zouden bang zijn dat er bedrijfsgevoelige informatie naar buiten wordt gebracht en organisaties zijn bang dat klanten het moeilijk vinden een onderscheid te maken tussen een officiële boodschap van de organisatie en een persoonlijke mening van een medewerker. Hoe ziet u dit?
Bedrijven zullen er aan moeten wennen dat de wereld transparanter in elkaar gaat zitten dan dat ze gewend zijn. Steeds minder informatie wordt door de buitenwereld beschouwd als “geheim” ongeacht wat het bedrijf daar eigenlijk van vindt. Wat er gebeurt met wikileaks is tekenend daarvoor. De verantwoordelijkheid voor heldere en transparante communicatie ligt uiteindelijk bij de persoon. Ik vind dat er een gezonde dialoog hierover moet zijn tussen bedrijf en werknemers. De discussie die dan ontstaat is trouwens niet nieuw. Die heeft gewoon te maken met loyaliteit en eerlijkheid.
Ik ben zelf van mening dat ik meer heb aan de mening van een persoon dan aan die van een bedrijf. Het eerste is persoonlijker dan het tweede.

Beide redenen zijn gebaseerd op de angst voor reputatieschade. Wat is uw mening hierover?
Dat kan gebeuren inderdaad (zie bijvoorbeeld domino pizza) maar ik denk dat dat terug te voeren is op ontevreden werknemers die hun ontevredenheid ventileren. Vroeger deden ze dat alleen op verjaardagen en was de impact niet groot. Nu is een mogelijke impact veel groter. Iedereen zou zich hiervan bewust moeten zijn, ook bedrijven.

Een valkuil van het opstellen van een social media code is dat de nadruk teveel komt te liggen op verbieden. Dit zou weerstand oproepen. Wat is uw mening hierover?
dat is inderdaad een van de redenen om geen code op te stellen.

Hoe zou u dit omzeilen?
In gesprek gaan over (online) omgangsvormen, bewustwording en online gedrag.

Wat zou u graag in een social media code willen zien?
Gedraag je zoals je je ook in het echte leven gedraagt

Social media code organisatie

Is er binnen uw organisatie een social media code?
Nee

Denkt u dat de invoering van een social media code een goede toevoeging zou zijn aan het huidige beleid van uw organisatie?
Nee

Kunt u dit toelichten?
Zeker in een omgeving waarin men gewend is vrij te communiceren is dat niet handig om te doen. Maar eigenlijk is het eigenlijk in elke organisatie een uitting van oude communicatie op een nieuw middel.

Is er weleens overleg tussen instellingen voor hoger onderwijs over richtlijnen voor het gebruik van social media door medewerkers?
Die discussie wordt overal gevoerd, ook bij onderwijsinstellingen

Denkt u dat een social media code invloed zou hebben op de reputatie van uw organisatie?
Dat denk ik wel ja

Kunt u dit toelichten?
Ik denk dat dat een negatieve buzz zou kunnen veroorzaken.