Op donderdag 14 april organiseerden we, als projectgroep invoering 2FLOW (Het Nieuwe Werken) bij de TU Delft, een workshop voor het ontwikkelen van een visie voor je afdeling.In deze blog een samenvatting van de dag - voornamelijk van de gegeven presentaties.

Doel
Doel van deze dag was een aantal groepen mensen die al een stap hadden gezet richting omarmen van 2FLOW - To Flexible Learn Organise  and Work - verder te helpen. Met de groepen wilden we aan de hand van presentaties en invuloefeningen een ruwe versie maken van een stappenplan. Dit stappenplan zou ervoor moeten zorgen dat men een aantal uitgangspunten, visie, richtingen duidelijk voor zichzelf op een rijtje krijgt zodat concretiseren makkelijker wordt. Door er met elkaar buiten de normale werkomgeving over te discussieren kunnen neuzen dezelfde kant op worden gezet en kan van mening wisselen.

Dagindeling
De dag was zo ingedeeld dat we afwisselend een inspirerend spreker opvoerden waarna we in groepen aan de slag gingen bij een aansluitend onderwerp. Uit ons team was een moderator per team beschikbaar om de wat, waarom en wie vragen te stellen. De dag werd om 9.00 uur geopend door Nynke Jansen, directeur HR van de TU Delft en om 17.00 uur afgesloten door Kees Schotsman, projectleider van ons team waarna we de dag met een borrel afsloten.

Trends op het gebied van Het Nieuwe Werken
De eerste spreker - Henny van Egmond van Yolk - nam ons in zijn presentatie mee door de trends op het gebied van de moderne manier van werken en samenwerken. Henny noemt Het Nieuwe Werken niet een doel op zich maar een middel dat moet passen bij de ambities van de organisatie. Hij laat een fragment zien uit Modern Times met Charlie Chaplin waaruit niet alleen blijkt dat de tijden veranderd zijn maar ook dat men toen ook dacht dat technologie de oplossing zou zijn. De discussie die vaak wordt gevoerd gaat over het verhogen van productiviteit en dat is volgens hem een discussie van de vorige eeuw. 

Hij ziet een verschuiving van de macht. Van werkgever naar werknemer. Hij haalt ook een onderzoek van Gartner aan waarut blijkt dat in 2015 nog maar 10% van het beschikbare werk individueel werk is; voor alle andere werkzaamheden zijn samenwerkingsvormennoodzakelijk. Veel van die samenwerkingsveranden zijn internationaal.

Leegstand van kantoorruimte is een van de grootste problemen van de komende periode. Bedrijven hebben ze niet nodig omdat die juist terug gaan in vierkante meters per werknemer (en de totale groep werkende bevolkingterugloopt). Het bouwen van kantoorruimte is echter een belangrijke bron van inkomsten en een gedachte methode om de gemeente aantrekkelijk te houden als vestigingsplaats voor bedrijven en inwoners.

De werkende maatschappij kent de opkomst van cultural creatives. Een groep die zich kenmerkt doordat ze:

• wars zijn van grote organisaties
• op zoek zijn  naar zingeving
• kritisch zijn op materialisme en gelijke gewin
• bezorgd zijn over de ecologische toestand van de aarde
• streven naar een betere wereld
• een persoonlijke levensstijl hebben

de groep mensen maakt een groeiend deel van de werkende bevolking uit. Het is niet de komende generatie maar de huidige, de nieuwe generatie komt hier dus nog eens achteraan.Er is een groeiende behoefte aan de maakbaarheid van de samenleving maar juist die maakbaarheid is aan het afnemen (door standaardisering en uitsluiten van risico's).

Een regel zorgt ervoor dat je niet meer gaat nadenken. Als die regel niet zou bestaan zou je gaan nadenken en meestal heeft dat de juiste beslissing tot gevolg. Hoe meer regels je verzint, hoe meer er fout kan gaan.

Als je beslist dat iets anders moet betekent dat nog niet dat dingen ook meteen anders gaan. Door mensen - werknemers - zelf de verantwoordelijkhied te geven over het resultaat (maar dat wel van te voren af te spreken) maar ook de vrijheid om tot dat resultaat te komen op een manier zoals hem dat goed is creëer je een situatie waarin de werknemer de  juiste beslissingen neemt. Als je die verantwoordelijkheid bij de werknemer legt moet je hem dus wel ergens anders weghalen (bij de managers). Belangrijkste vragen:

1. Wat zijn we hier aan het doen?
2. Wat zijn de doelstellingen die daar onder zitten?
3. Wat draag ik daar aan bij?

Dus: Wat heeft de werknemer nodig om zijn werk op een goede manier te kunnen doen?

Stelling van Peter Drucker: "vergaderingen zijn een symptoom van een slechte organisatie. Hoe minder vergaderingen, des te beter"

Henny noemt ook een paar nadelen (valkuilen eigenlijk) van 2FLOW:

• niet meer weten wanneer je moet stoppen
• verdeling werk en privé
• samenhang in een afdeling wordt minder
• stressverhoging omdat men denkt dat men altijd beschikbaar moet zijn
• isolement

Er is een belangrijke rol weggelegd voor managers . Als zij ouderwets blijven werken gaat een invoering niet succesvol zijn.

Het Nieuwe Werken bij de TU Delft
Kees Schotsman neemt ons mee met zijn presentatie door wat de TU Delft onder 2FLOW verstaat maar ook wat het niet inhoudt voor de TU Delft. We verstaan er een nieuwe manier van werken onder met strategische doelen en bijpassend gedrag, eventueel ondersteund door aanpassing van de fysieke inrichting en middelen om virtueel te kunnen werken. We verstaan er niet flexibel werken, kantoortuinen of 'mobiele spulletjes' onder.

Anders samenwerken - weg met de automatische piloot
Chiel van der Heide (Rabobank) gaat in op een andere manier van samenwerken. Elkaar aanspreken op gedrag en je eigen gedrag zo aanpassen dat je niet vervalt in vaste patronen.

Organisaties drijven op ongeschreven (en vaak onbewuste) regels. Als je aan de slag gaat met 2FLOW worden juist die boven water en worden heel zichtbaar. De manier waarop we met elkaar omgaan is vrijwel nooit volgens het hiërarchisch model van de organisatie maar veel vaker gebaseerd op het netwerk dat we hebben. Juist deze netwerkorganisatie zou leidend moeten zijn en is ook het model dat je gaat gebruiken als je aan de slag gaat met 2FLOW. Die manier van werken past namelijk bij de natuur van de mensen. De kracht zit er in dat je die manier kunt faciliteren.

Kijk bijvoorbeeld naar plaatsen waar mensen van nature elkaar ontmoeten en maak op die plaatsen het ontmoeten makkelijker of leuker. Je kunt toevallige ontmoetingen ook regisseren. Zet op de plekken waarvan je vindt dat mensen elkaar zouden moeten ontmoeten bijvoorbeeld het beste koffie-apparaat neer. 

Van vast kantoor naar activiteitgerichte werkplekken
Thijs Edelkoort (AT Osborne) presenteert cijfertjes die een overgang van vaste en eigen werkplekken naar het opgeven van die vaste plek kan versnellen. Gezien de lage bezetingsgraden van werkplekken is het een logische stap om naar een andere manier van het gebruiken van de vierkante meters te willen. Gevolg van het werken op activiteitgerichte werkplekken is echter wel dat men verworven territoria gaat opgeven.Mensen zullen dat alleen maar doen als ze de noodzaak daarvan inzien en er elementen zijn die hen verleiden om op deze manier te gaan werken.

Bij het kiezen van een werkplek (voor een paar minuten, een uur of een dagdeel?) zal de beleving een belangrijke rol gaan spelen. Door te gaan werken met werkscenario's kun je een beeld krijgen bij de werkzaamheden die gedaan worden en hoe de werkplekken die daarvoor nodig zijn er uit zouden kunnen zien. Dat doe je per individue, per groep, afdeling etc totdat er een totaalplaatje ontstaat voor aantal vierkante meters, soorten werkplekken, hoeveel werkplekken per soort en wie hoeveel procent van zijn tijd op die verschillende werkplekken doorbrengt. 

Thijs zou graag willen dat iedereen bij het opstaan de volgende vragen aan zichzelf stelt:

• Sta ik überhaupt op? 
• Wat ga ik doen?
• Waar ga ik dat doen?

ICT visie 2015
Sebastiaan Star presenteert de visie van Shared Service Centre ICT van de TU Delft. Deze visie zoekt aansluiting bij de belevingswereld van werknemers en studenten van de TU Delft. Hoe willen ze werken, wanneer en ook waarmee. De afdeling ziet een toekomst voor het facilteren in plaats van opleggen, zowel op het gebied van hardware als het tijdstip en de manier waarop er gebruikt gemaakt wordt van de diensten van ICT.

Men is methoden aan het testen die het mogelijk maken minder afhankelijk te zijn van hardware en plaats. Hulpmiddelen zoals virtuele ontmoetingen met webcams en chatmogelijkheden. Maar ook applicatiegebasserde software zodat men niet meer afhankelijk is van de hardware of besturingssysteem. 

Als afsluiter demonstreert hij Lync met een collega die thuis aan het werk is en een college die op de TU Delft op een bepaalde locatie aan de slag is. Met behulp van Lync kunnen mensen samenwerken aan bijvoorbeeld een powerpoint

Veranderprocessen
Liebje Paalman van bureau Fonk presenteert de 7 krachten van verandering. Een methode om inzichtelijk te maken welke processen er dienen te veranderen door het beantwoorden van de volgende vragen:

1. Waarom zouden we? Wat gebeurt er als we niet meedoen? Dit geeft de noodzaak aan
2. Waar gaan we dan naar toe? Wat is het lonkend perspectief?
3. Is dat mogelijk? Welke stappen moeten we nemen om vertrouwen te krijgen? Succes doet geloven
4. Werkt onze inrichting mee in onze verandering?  Kan ik deze visie op deze werkplek waarmaken?
5. Kunnen we dat? Hebben we daar de capaciteiten voor? Wie kunnen deze visie bouwen of leven?
6. Doe ik het zo goed? Hoe stimuleren we het juiste gedrag?
7. Op welke manier brengen we energie in deze verandering?

Dit leidt tot de 7 krachten:

1. Noodzaak - doet bewegen
2. Visie - geeft richting
3. Succes - doet geloven
4. Sfeer - geeft energie
5. Structuren - lokken uit
6.  Capaciteiten - maken haalbaar
7. Systemen - bekrachtigen

Conclusie
Aan het eind van de drukbezochte workshop zien we dat iedereen wijzer is geworden met betrekking tot 2FLOW en wat ze daarmee kunnen in hun eigen werksituatie. Ook zien we dat een groot aantal mensen concreet aan de slag is gegaan met het maken van een visie- en stappenplan document. We horen positieve geluiden over de workshop en de insteek ervan.

We hebben er zelf ook weer extra energie van gekregen. Kortom: We zijn erg tevreden over deze dag en hebben zin in de vervolgafspraken die hieruit gaan volgen.