Code of ethics goes social

Afgelopen week hebben we met de afdeling Marketing & Communicatie TU Delft een presentatie gehad over de ‘TU Delft code of ethics’ of ‘gedragscode’ in het Nederlands. Een set afspraken en richtingen die aangeeft hoe we bij de TU Delft als werknemers met elkaar omgaan, met loyaliteit en in de omgang met de buitenwereld. Een mooi aanknopingspunt met de regels van de Netiquette van sociale media. Het zorgt er vast ook weer voor dat de discussie over het wel of niet opstellen van regels voor het gebruik van sociale media op de werkvloer wordt aangewakkerd. Laat ik eens een voorzet doen in deze blogpost. Het doel dat ik heb met deze post is een vertaalslag van de code of ethics te maken naar sociale media.

Conclusie
Deze gedragscode is geschreven met e-mail als
verstrekkendste manier van online communicatie. Toch staan er duidelijke richtingen in.
Open, transparant communiceren, delen van kennis en respect tonen zijn
elementen die ik er uit haal. Samenwerken, integriteit en blijven
verbeteren zijn ook belangrijke punten in de code of ethics. Allemaal
waarden die ik makkelijk kan vertalen naar online en social.

Met een paar simpele ingrepen is de ‘code of ethics’ van de TU Delft ‘social media’ te maken. Dat voegt niet alleen een laag toe aan de gedragscode maar hangt de discussie over hoe om te gaan met social media in een organisatie als de TU Delft ook op aan het beleid van de TU Delft, in dit geval aan de sociale omgangsregels.

In de rest van deze post ga ik dieper in op de gedragscode en licht ik er onderdelen uit die ik vervolgens ga vertalen naar wat dat voor social media zou kunnen betekenen.

Gedragscode
Op de website van de TU Delft maakt de ‘code of ethics’ onderdeel uit van een pagina getiteld “TU Delft – Hoe gaan we om met elkaar en met de buitenwereld?“. Deze pagina is openbaar beschikbare informatie.

Een paar quotes uit de tekst op deze pagina:

• Rekening houden met elkaar en met andermans waarden
• Respect voor andermans eigendommen
• We behartigen belangen van de TU Delft
• We gaan integer om met gemeenschapsgeld
• Scheidslijn tussen werk en privé en werk vervaagt
• We worden als medewerkers en studenten regelmatig geconfronteerd met situaties waarin we moeten kiezen tussen het belang van de universiteit en het persoonlijk belang
• In de TU Delft ‘code of ethics‘ worden  idealen, verantwoordelijkheden en rechten uiteengezet die leidend zouden moeten zijn voor iedere medewerker en elke student

De gedragscode in stukjes
Ik wil uit de gedragscode alleen de passages die een vertaling naar sociale media kunnen hebben gebruiken in deze blogpost. Na het lezen van het stuk bleken er behoorlijk wat aanknopingspunten te zijn. Ik haal de belangrijkste aan, maar dat zijn wel keuzes die ik heb gemaakt uit de volledige tekst (en dus soms maar delen van passages).

1) Maatschappelijk verantwoord ‘De hedendaagse technische universiteiten spelen een belangrijke rol in de maatschappij. Ze zijn een bron van fundamentele en toegepaste wetenschap, verspreiden kennis en informatie, zorgen voor onderwijs en persoonlijke ontwikkeling, en vormen een katalysator van innovatie en economische groei.’
Vertaald naar social media lees ik hierin: (medewerkers van) de universiteit verspreiden kennen en informatie en dragen bij aan innovatie en economische groei

2) Strategisch beleid ‘In het strategisch beleid is vastgelegd dat de Technische Universiteit Delft internationaal geörienteerd is, maatschappelijk verantwoord opereert, een progressieve, ruimdenkende organisatie wil zijn‘
Ik lees: De TU Delft kijkt naar buiten, degene met wie wij als instelling communiceren zijn over de hele wereld te vinden. We hebben oog voor wat er om ons heen gebeurt en willen mee- en vooruitlopen met ontwikkelingen. Dat geldt dus wat mij betreft ook voor communicatievormen.

3) Kernwaarden ‘De kernwaarden voor het gedrag van medewerkers van de TU Delft zijn: expertise, betrokkenheid, integriteit en respect’
Ik lees: medewerkers van de TU Delft hebben kennis en expertise en worden aangemoedigd deze kennis en expertise in te zetten (met inachtneming van waarden, privacy, intellectueel eigendom etc van anderen) en te verspreiden. Dat geldt voor medewerkers en studenten onderling (sociale interne communicatie) maar zeker ook daarbuiten. Het pleit wat mij betreft voor het omkeren van de organisatie waarbij de expertise van medewerkers en studenten middel/methode zijn om aan de reputatie van de TU Delft te bouwen en te onderhouden

4) Integriteit ‘Integriteit is hoofdzakelijk een persoonlijke eigenschap en vergt een oprechte, open houding. Integriteit stimuleert een eerlijke en gelijke behandeling van personen en houdt een voortdurende bereidheid in om verantwoording af te leggen over het eigen handelen.’
Ik lees: Deel alles wat je weet, vindt en onderzoekt met anderen, sta open voor commentaar en ga de discussie aan.

5) Expertise ‘De universiteit vraagt van haar wetenschappelijk personeel alles in het werk te stellen om goed op de hoogte te blijven, voorop te lopen met de productie van kennis en geavanceerd onderzoek, en professionaliteit te ontwikkelen en onderhouden’
Ik lees: Blijf op de hoogte van wat er speelt in de maatschappij, daarop in te spelen en voorop te lopen bij die ontwikkelingen. Dus: een rol spelen bij de ontwikkelingen in de maatschappij. Dat geldt dus ook op het gebied van online communicatie.

6)  Betrokkenheid ‘De betrokkenheid van de medewerkers en studenten van de TU Delft wordt weerspiegeld in het onderling contact en die met de instelling, het universiteitsbeleid en haar doelstellingen. We inspireren elkaar en zijn bereid anderen constructief van feedback te voorzien en feedback te ontvangen, om zo de kwaliteit van onze werkzaamheden en studies te verbeteren’
Ik lees: Sociale onderlinge communicatie, delen van waarden en normen van de instelling en open met elkaar daarover communiceren.

7) Belangenverstrengeling ‘In het algemeen verdient het aanbeveling te streven naar transparantie en moet belangenverstrengeling waar mogeiijk vermeden worden”. “Er is sprake van belangenverstrengeling wanneer de plichten jegens de universiteit en hetzij persoonlijke en professionele externe belangen met elkaar botsen’
Ik lees: Communiceer online open en transparant over je werk (voorzover dat niet botst met de doelstellingen van de universiteit)

8) Samenwerking ‘De universiteit moedigt samenwerking aan tussen haar medewerkers en medewerkers en studenten. Kennis neemt toe met een open sfeer. Vertrouwen, samenwerking en het uitwisselen van kennis informatie zijn van cruciaal belang om tot topprestaties te komen’
Ik lees: Online collaboration (tools) om beter samen te kunnen werken, kennis/expertise delen en daarover online praten.

9) Medewerkers ‘Medewerkers zetten zich in om anderen actief te informeren; medewerkers tonen betrokkenheid en bieden ondersteuning waar nodig’
Ik lees: Actieve online community

10) Contactmomenten ‘Docenten zijn op redelijke tijdstippen te benaderen door studenten, zowel persoonlijk als via email’
Ik lees: prive en werk lopen door elkaar heen (immers verstaan studenten onder ‘redelijk’ zeer waarschijnlijk ook de avonduren en in de weekenden)

11) Sociale houding ‘Respect is van het grootste belang in de communicatie tussen studenten en medewerkers. Dit komt tot uitdrukking in de stijl, toon en vorm in e-mails en directe contacten.’
Ik lees: Sociale media zijn net als het normale leven, gedraag je zoals je je ook in het dagelijkse leven gedraagt.

Be Sociable, Share!

•